Brez pisala, brez papirja, samo preprosta aplikacija

»Brez pisala, brez papirja, samo preprosta aplikacija. Izognite se izgubljanju informacij; delite in upravljajte naloge, prošnje in druge izzive na enem mestu.« Tako nagovarja mlado slovensko podjetje Flexkeeping svoje potencialne stranke: hotelirje. Po oceni Luke Bergerja, direktorja podjetja, ki je pred tremi leti razvilo aplikacijo, to vsak dan uporablja približno šest tisoč zaposlenih v trinajstih državah; v Sloveniji jo uporabljajo v skoraj vseh večjih hotelih in nekaterih manjših, je še povedal.

»Flexkeeping je aplikacija za hotelska gospodinjstva in celotno operativo v hotelih. Njen namen je, da zaposlenim olajša medsebojno komunikacijo delovnih nalog,« razlaga Luka Berger.

»Poglejmo klasičen način organizacije dela v hotelih: če si, recimo, sobar, prejmeš vsako jutro papir s seznamom sob, ki jih moraš tega dne očistiti in pospraviti. Samo ti veš, kakšno je stanje sob, nihče drug v hotelu; in enako velja za preostala področja dela, od recepcije do strežbe … Z aplikacijo pa vsakdo prejme naloge na pametni telefon in že med delom sporoča o stanju oziroma opravljenem delu (o tem, recimo, katere sobe so že nared za nove goste), obenem pa prejema informacije od zaposlenih na drugih področjih. Vse poteka sproti, ni zamud. Rezultat? S tem zaposleni prihranijo zelo veliko časa, ker jim ni treba klicati drugih, ni treba hoditi od človeka do človeka, da bi bili seznanjeni s trenutnim stanjem v hotelu. S tem se tudi zmanjšuje možnost napak pri delu, saj se lahko zaposleni bolj osredotočijo nanj, se bolj posvetijo gostom, storitve zanje so tudi hitreje opravljene, skratka, izkušnja gosta je boljša. Ker aplikacija omogoča preglednost notranjih delovnih procesov, omogoča tudi preventivno izboljševanje kakovosti storitve in optimizacijo organizacije dela.«

Uporabniška izkušnja – dober temelj za začetek posla

Zamisel za razvoj aplikacije je porajala osebna uporabniška izkušnja Luke Bergerja. »Leta 2012 sem ob koncu študija preživel poletje kot sobar v hotelu v ameriškem narodnem parku Yellowstone. Med delom sem ugotavljal, kako neorganizirano je; s pametnim telefonom v žepu sem razmišljal, da bi bilo mogoče vse skupaj razmeroma preprosto optimizirati,« pripoveduje. »Poleg tega sva z Aljažem (Ketišem, soustanoviteljem podjetja Flexkeeping, op. p.) prav v tem letu odprla podjetje in začela razvijati spletne aplikacije.« (Oba sta sicer doštudirala ekonomijo.)

Dober odziv uporabnikov

Dovršena različica aplikacije se uporablja od leta 2015, z njo bodo kmalu pokrivali 30.000 hotelskih sob. Odzivi nanjo so bili dobri že na začetku, pripoveduje sogovornik. »Stranke so zadovoljne, ker jim res olajša in optimizira delovni proces; nobena je še ni prenehala uporabljati.« Sicer pa jo razvijajo še naprej, »nismo se ustavili, skupaj s strankami razvijamo nove rešitve.«

Kako pa so se na novost odzvali tisti, ki jim je pravzaprav namenjena oziroma jo uporabljajo, torej večina zaposlenih, ki so morali iz dolgoletnih vzorcev preiti na nove, pri čemer poleg tega tehnologija ljudi pogosto plaši? »Zakaj smo res dobri? Zato, ker smo že od vsega začetka aplikacijo razvijali za – zaposlene. Razmišljali smo skozi izkušnjo tistih, ki bodo aplikacijo uporabljali. Zato je eden od treh stebrov, na kateri je temeljil in še temelji njen razvoj, preprosta uporaba. Številni se najprej res prestrašijo, a strah hitro izpuhti, ko uvidijo, da je uporaba aplikacije res preprosta, in pogosto so celo navdušeni nad tem, da se bodo naučili nekaj novega,« razlaga Luka Berger. In preostala stebra? »Znanje in celovitost. Razvijamo na podlagi znanja – izhajamo iz uporabniške izkušnje in odkrivamo rešitve, ki so dejansko uporabne; niso ne preveč zapletene, ne premalo. Celovitost pa pomeni, da je aplikacija vezana na celoten delovni proces in na vso komunikacijo, ki jo ta obsega.«

V svetu so sicer še trije »igralci«, ki ponujajo podobne storitve, je povedal sogovornik. Tehnološki napredek je izjemno hiter in treba mu je čim hitreje slediti, sicer začneš zaostajati: »Tisti, ki razvijamo tehnološke rešitve, jih moramo hitro nadgrajevati in prilagajati, tisti, ki jih kupujejo, pa morajo paziti, da so pri tem čim manj togi in da so odločevalski (nakupni) cikli čim krajši.«

Izziv: rešitve, ki še niso znane

V podjetju Flexkeeping, v katerem dela dvajset ljudi (na področju razvoja rešitev oziroma programiranja, poslovnega razvoja in prodaje, izobraževanja o uporabi aplikacije, trženja, oblikovanja in podpore), se zdaj ukvarjajo bodisi z izboljšavami uporabniške izkušnje aplikacije (kot je, na primer, uporaba logike že priljubljenih komunikacijskih rešitev, kot sta Viber ali WhatsApp), bodisi z raziskovanjem in možnostjo implementacije tehnologij, ki se šele pojavljajo, »recimo glasovno upravljanje in večjezičnost. Ta je v hotelirstvu in turizmu na splošno velik izziv, še zlasti v velikih mestih, kot sta London in Berlin, kjer skupaj delajo ljudje iz različnih držav in jezikovnih območij; pri tem pogosto nastajajo težave v komunikaciji.« Njihov osrednji cilj pa so rešitve, s katerimi bodo druge prehitevali, ne dohitevali, pravi Luka Berger.

Jih zanimajo tudi druga področja turizma, kjer je digitalizacija zadnja leta velika beseda, ne samo hotelirstva? »Da, v turizmu vidimo precej izzivov, ki bi jih bilo mogoče rešiti s pomočjo tehnologije. A o njih bi bilo še prenagljeno govoriti,« se nasmehne sogovornik.

Analogno se hitro poslavlja

Digitalizacija se sicer hitro širi v vse pore človekovega življenja, ne samo poslovnega. Kakšen je njegov pogled na njen nadaljnji razvoj, se analogni svet po njegovem mnenju poslavlja z večjo hitrostjo, kot si marsikdo predstavlja? »Se, hitro se poslavlja. Generacijsko sem sicer vpet v oba svetova (rojen je leta 1986, op. p.), a mislim, da se prvi dejansko poslavlja. Pri čemer pa ne maram nostalgije v slogu, kako je bilo nekoč vse boljše – mislim, da se samo vse spreminja, ves čas,« sklene Luka Berger.

Mateja Gruden